Vom Excel-Chaos zur skalierbaren Lösung

Einleitung: Excel als Notlösung – aber kein System

Excel ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) das Rückgrat unzähliger Prozesse. Von der Kundendatenbank über Angebotserstellung bis hin zur Ressourcenplanung – fast alles wird irgendwie in Tabellen abgebildet.

Und das oft aus gutem Grund:

• ✅ schnell erstellt,

• ✅ flexibel,

• ✅ kostengünstig.

Doch mit wachsender Unternehmensgrösse, steigenden Anforderungen und mehreren Mitarbeitenden wird Excel zur digitalen Sackgasse:

• ❌ keine Versionierung oder Nachvollziehbarkeit

• ❌ hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Eingabe

• ❌ keine Automatisierung möglich

• ❌ keine echte Mehrbenutzerfähigkeit

Was als pragmatische Lösung beginnt, wird oft zur operativen Last.

In diesem Beitrag zeigen wir anhand eines konkreten Kundenprojekts, wie aus einem verteilten Excel-System eine skalierbare digitale Lösung entstand – samt messbarer Effizienzsteigerung und klarer Struktur.

Ausgangslage: So sah der Alltag beim Kunden aus

Der Kunde:
Ein wachsendes Sportgeschäft mit saisonalem Rental-Geschäft, Online-Shop und Werkstattbetrieb. Das Team bestand aus 10 Mitarbeitenden in verschiedenen Rollen – von Verkauf bis Backoffice.

Die operative Realität

Die Hauptprobleme

• Kein zentrales System: Informationen lagen verteilt auf lokalen Geräten.

• Hohe Fehleranfälligkeit: Doppelerfassungen, vergessene Felder, Versionskonflikte.

• Keine Nachvollziehbarkeit: Wer hat was wann geändert?

• Wachstumsbremse: Neue Mitarbeitende benötigten Wochen, um sich in das „System“ einzuarbeiten.

O-Ton des Kunden

„Jeder hat seinen eigenen Workflow – aber keiner weiss, was der andere macht.“

Die Herausforderung: Wachstum ohne Struktur

Der Auslöser für das Projekt war ein ganz typischer:

Der Betrieb wuchs schneller als seine Prozesse.

Mit steigender Kundenanzahl, zusätzlichen Services und mehr Teammitgliedern stiegen auch die Fehler, Wartezeiten und internen Reibungsverluste.

Typische Herausforderungen, die eskalierten

Diese Herausforderungen waren nicht durch „mehr Aufwand“ zu lösen – sie benötigten ein neues System, das mit dem Unternehmen mitwachsen konnte.

Die zentrale Projektfrage lautete daher:

Wie schaffen wir eine schlanke, skalierbare Lösung, die unsere Abläufe abbildet und automatisiert – ohne dass wir den Überblick verlieren?

Zielbild & Projektansatz: Von der Tabelle zur Plattform

Bevor ein neues Tool eingeführt werden konnte, musste zuerst geklärt werden, wie die ideale Zukunft aussehen soll. Denn: Technologie folgt Struktur – nicht umgekehrt.

Zielbild gemeinsam entwickelt

„Alle Kundeninteraktionen – von der Anfrage bis zum Feedback – sollen digital, nachvollziehbar und automatisiert abgebildet werden. Mitarbeitende sollen jederzeit den aktuellen Status eines Vorgangs einsehen und Aufgaben effizient abwickeln können – ohne Excel.“

Projektansatz

Technologien & Tools

• CRM-System (HighLevel)

• Automatisierung von Follow-Ups & Feedback-Funnels

• Online-Formulare & interne Workflows

• Zentrale Datenhaltung inkl. DSGVO-konformer Struktur

Technische Umsetzung: Prozesse, Tools, Schnittstellen

Die technische Umsetzung erfolgte schrittweise – mit einem Fokus auf klare Prozesse, einfache Bedienung und nahtlose Integration.

Schnittstellen & Datenflüsse

• 📥 Eingehende Anfragen via Website > CRM

• 🤝 Kundenkontakt via E-Mail / SMS > automatisch dokumentiert

• 🛎️ Aufgaben automatisch erstellt bei Anfrage, Rückmeldung oder Feedback

• 🧾 Rechnungsdaten exportierbar für Buchhaltung

• 📊 Daten für Führungsteam: täglich aktualisiertes Dashboard

Besonderheit

Das System wurde so konfiguriert, dass keine technische Expertise erforderlich ist, um:

• neue Nutzer:innen anzulegen,

• Automatisierungen zu starten/stoppen oder

• Daten zu exportieren.

Technik im Hintergrund – Klarheit im Vordergrund.

Change Management: Wie wir das Team mitnahmen

Eine neue Lösung bringt nur dann Erfolg, wenn die Menschen im Unternehmen sie auch verstehen, akzeptieren – und nutzen.

Deshalb war ein zentraler Projektschwerpunkt: Mitarbeitende mitnehmen statt überrollen.

Vorgehen in drei Phasen

Praxisbeispiel

„Ich wusste gar nicht, dass ich mir so viele Klicks sparen kann. Jetzt macht es sogar Spass!“ – Verkaufsmitarbeiterin nach 2 Wochen Nutzung

Erfolgsfaktoren

• Schulung war praxisnah, nicht theoretisch

• Fokus lag auf echten Prozessen, nicht auf Features

• Es gab offene Feedbackrunden in Woche 2 und Woche 5

Ergebnis

Nach 6 Wochen nutzten 100 % der Mitarbeitenden das neue System täglich – ohne technische Supportfälle.

Resultat: Was 3 Monate später anders war

Drei Monate nach der Einführung des neuen Systems wurden erste klare Ergebnisse sichtbar – nicht nur in Zahlen, sondern auch in der Unternehmenskultur.

Messbare Resultate

Kulturwandel im Team:

• Mehr Transparenz durch einheitliche Abläufe

• Höheres Verantwortungsgefühl, da Aufgaben zentral sichtbar

• Deutlich weniger Abstimmungsbedarf per Mail oder Telefon

Zitat Geschäftsleitung

„Es war nicht nur ein Technologiewechsel – es war ein Denkwandel. Unsere Prozesse sind endlich so klar, dass jeder im Team weiss, was zu tun ist.“

Fazit: Systeme wachsen aus Prozessen – nicht aus Tools

Viele Unternehmen starten ihre Digitalisierung mit einem Tool.
Ein CRM, ein Ticketsystem, eine Automatisierungsplattform.

Doch das Tool allein schafft noch keine Lösung.

Die entscheidende Erkenntnis aus diesem Projekt

Nicht das Tool definiert den Prozess – der Prozess definiert das Tool.

Nur weil eine Software mächtig ist, bedeutet das nicht, dass sie ohne klare Zielsetzung effizient eingesetzt wird.

Nur wenn die Arbeitsweise im Team definiert ist, können Tools diese strukturieren, vereinfachen und beschleunigen.

Deshalb war der Schlüssel zum Erfolg

1. Zuerst denken, dann digitalisieren.

2. Prozesse gemeinsam mit dem Team entwickeln.

3. Technologie als Enabler einsetzen – nicht als Selbstzweck.

Was Helda daraus mitnimmt

• KMUs brauchen keine Standardlösung, sondern eine konfigurierbare Plattform, die sich an ihre Realität anpasst.

• Die Kombination aus strategischer Beratung, technischer Umsetzung und Change Management war entscheidend.

• Digitalisierung ist keine Einmal-Investition – sondern ein kontinuierlicher Weg zu mehr Effizienz und Klarheit.