Helda Solutions GmbH

Struktur im Marketing, Vertrieb und der Nachverfolgung: Warum ein durchgängiger Prozess entscheidend ist

Einleitung: Warum Struktur heute wichtiger ist denn je

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist Struktur im Marketing, Vertrieb und der Nachverfolgung der Schlüssel zum nachhaltigen Wachstum. Unternehmen, die Prozesse sauber aufeinander abstimmen, profitieren nicht nur von mehr Effizienz – sie gewinnen auch deutlich mehr Kunden.


Bei Helda Solutions GmbH verstehen wir unter Struktur weit mehr als nur Ordnung: Für uns bedeutet Struktur, dass jeder Mitarbeitende genau weiss, was zu tun ist, wann etwas zu tun ist – und dass kein Kunde, keine Anfrage und keine Chance durch das Raster fällt.

Was bedeutet Struktur in Marketing, Vertrieb und Follow-up konkret?

Stell dir dein Unternehmen als Uhrwerk vor: Jede Abteilung – ob Marketing, Sales oder Support – ist ein Zahnrad. Nur wenn sich diese Zahnräder reibungslos ineinandergreifen, läuft das System rund. Genau hier setzen wir an.

1. Marketing erzeugt gezielte Aufmerksamkeit

Der erste Kontakt mit potenziellen Kunden findet fast immer im Marketing statt: durch eine Werbeanzeige, einen Social-Media-Post oder eine gezielte E-Mail-Kampagne. Ziel ist es, qualifizierte Interessenten anzusprechen – also Menschen, die wirklich Bedarf an deinem Angebot haben.

Wir sorgen dafür, dass dein Marketing keine Streuverluste produziert, sondern gezielt Leads generiert, die dem Vertrieb tatsächlich weiterhelfen.

2. Der Vertrieb bearbeitet nur relevante Anfragen

Nichts ist frustrierender als Leads, die nicht kaufbereit oder schlichtweg falsch sind. Deshalb setzen wir auf ein intelligentes Lead-Scoring, bei dem nur jene Anfragen in den Vertrieb gelangen, die eine hohe Abschlusswahrscheinlichkeit mitbringen.

So arbeitet dein Vertrieb nicht härter – sondern smarter. Keine Zeitverschwendung mehr mit irrelevanten Kontakten, sondern Fokus auf konkrete Chancen.

3. Die Nachverfolgung passiert automatisiert – aber persönlich

Nach dem Erstkontakt ist vor dem Abschluss. Leider verlieren viele Unternehmen hier Leads, weil kein strukturierter Follow-up-Prozess existiert. Dabei ist die Nachverfolgung einer der wichtigsten Schritte im Verkaufsprozess.

Mit Helda Solutions läuft die Nachverfolgung automatisch: E-Mails, SMS, Erinnerungen – alles gesteuert durch ein zentrales System. Trotzdem bleibt die Kommunikation persönlich und zielgerichtet.

Warum ist eine strukturierte Verbindung von Marketing, Vertrieb und Follow-up so wichtig?

1. Vermeidung von Chaos und Doppelarbeit

Wenn jede Abteilung ihr eigenes System nutzt, entstehen Silos. Informationen gehen verloren, Zuständigkeiten sind unklar und Anfragen werden doppelt oder gar nicht bearbeitet.


Unser Ansatz löst dieses Problem, indem alle Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind – für alle Beteiligten sichtbar.

2. Skalierung wird möglich

Wachstum braucht Systeme. Wenn du ständig händisch nacharbeiten musst, kannst du nicht skalieren. Unsere Lösung wächst mit deinem Unternehmen – egal ob du 10 oder 10'000 Leads pro Monat hast.

3. Du arbeitest effizienter, nicht härter

Zeit ist dein wertvollstes Gut. Mit automatisierten Prozessen reduzierst du manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum – und hast mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Wie erreichen wir gemeinsam mit dir diese Struktur?

Wir verbinden Funnel + CRM + Automation in einem einzigen System – einfach zu bedienen, klar strukturiert und individuell anpassbar.

1. Funnel: Vom Interessenten zum Lead

Dein Funnel ist der Trichter, durch den Interessenten zu Kunden werden. Gemeinsam entwickeln wir klare Funnel-Stufen – z. B. „Websitebesuch“, „Anfrage gestellt“, „Beratungsgespräch geführt“, „Angebot erstellt“, „Kunde gewonnen“.


Jeder Lead wird nachvollziehbar durch den Prozess geführt – nichts bleibt dem Zufall überlassen.

2. CRM: Zentrale Steuerung und Übersicht

Unser CRM-System ist das Herzstück deiner Vertriebsorganisation. Alle Kontakte, Aktivitäten, Aufgaben und Notizen sind hier gespeichert. So weiß jeder Mitarbeitende genau, was der nächste Schritt ist – ohne Nachfragen, ohne Zettelwirtschaft.


Funktionen wie:

  • Lead-Scoring

  • Aufgaben- und Terminmanagement

  • Angebotsverfolgung

  • Kontakt-Historie

machen dein CRM zum zentralen Steuerungstool deines Vertriebs.

3. Automation: Prozesse auf Autopilot

Wiederkehrende Aufgaben wie Follow-up-E-Mails, Termin-Erinnerungen oder Kunden-Onboarding können automatisiert werden. So gewinnst du Zeit und reduzierst Fehlerquellen.

Typische Automationen, die wir mit dir aufsetzen:

  • Automatischer Versand von E-Mails nach einer Anfrage

  • Erinnerung an offene Angebote nach 5 Tagen

  • SMS mit Terminerinnerung 24 Stunden vor einem Gespräch

  • Folgeaktionen bei fehlender Rückmeldung

Was sagen unsere Kunden?

Unsere Kunden schätzen besonders, dass sie:

  • weniger Tools, aber mehr Überblick haben,

  • keine Zettel oder Excel-Listen mehr brauchen, sondern alles digital managen,

  • Prozesse endlich konsequent verfolgen können – ohne Nachhaken oder Kontrolle von oben.

Hier ein typisches Kundenfeedback:

„Früher hatten wir fünf Tools im Einsatz – und trotzdem kam es zu Fehlern. Heute läuft alles über ein System. Wir sparen Zeit, behalten den Überblick und verlieren keine Leads mehr.“

Praxisbeispiel: So sieht ein digitaler Vertriebsprozess mit Helda Solutions aus

Unternehmen: Beratungsagentur mit 12 Mitarbeitenden

Ausgangslage: Viele Anfragen, aber unstrukturierte Nachverfolgung

Problem: Vertriebsmitarbeitende verloren Leads, keine Übersicht über den Status

Lösung: Integration von Funnel, CRM und Automationen in einer Plattform

Ergebnis nach 3 Monaten:

  • Bearbeitungszeit von Anfragen um 60 % reduziert

  • Abschlussquote um 35 % gesteigert

  • Kundenzufriedenheit spürbar verbessert

Was du mit Helda Solutions bekommst

  • Zentrales System für Marketing, Vertrieb & Follow-up

  • Individuelle Automationen, die wirklich entlasten

  • Transparente Prozesse für mehr Abschlussquote

  • Übersichtliches Dashboard für dein Team

Fazit: Struktur schafft Wachstum

Wenn dein Marketing, dein Vertrieb und deine Nachverfolgung wie ein Uhrwerk zusammenarbeiten, wirst du:

  • mehr Leads generieren,

  • bessere Abschlüsse erzielen,

  • weniger Stress und mehr Klarheit im Team haben.

Bei Helda Solutions helfen wir dir, genau das zu erreichen – mit einem System, das sich deinem Unternehmen anpasst.

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